Cách tốt nhất để đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm bạn vừa tạo ra là gì?

Question

Tôi đang làm việc trong một công ty nhỏ và vài tuần nữa để triển khai một ứng dụng web sẽ được sử dụng rất nhiều. Mọi người ở một địa điểm sẽ phải học cách sử dụng nó, và mặc dù tôi nghĩ rằng nó khá dễ dàng và trực quan, tôi có thể bị thiên vị.
Tôi đã viết hướng dẫn trợ giúp với nhiều ảnh chụp màn hình có sẵn trên mọi trang, nhưng tôi vẫn cần huấn luyện mọi người. Cách tốt nhất là gì? Làm thế nào để bạn lùi lại một bước và giải thích mã bạn đã làm việc trong nhiều tuần?

Answer 1

Trước tiên hãy thử để tránh việc đào tạo:

Thực hiện usability testing để đảm bảo ứng dụng web của bạn là trực quan. Kiểm tra khả năng sử dụng là một khía cạnh rất quan trọng của thử nghiệm và nó thường bị bỏ qua. Cách bạn thấy hệ thống của mình có thể sẽ rất khác với cách người dùng mới nhìn thấy hệ thống của bạn.

Ngoài ra, hãy thêm trợ giúp theo ngữ cảnh thường xuyên nhất có thể. Ví dụ khi tôi di chuột qua một thẻ trong ngăn xếp tràn, tôi biết chính xác những gì nhấp vào nó sẽ làm, bởi vì nó cho tôi biết.

Điều này cũng có vẻ hiển nhiên, nhưng đảm bảo bạn liên kết đến tài liệu của mình từ chính trang web đó. Mọi người có thể không nghĩ đến việc tìm kiếm tài liệu của bạn trừ khi nó ở ngay trước mắt họ.

Về tài liệu đào tạo:

Cố gắng chia tay tài liệu của bạn vào cách người dùng sẽ sử dụng hệ thống. Cá nhân tôi thích tùy chọn "đường nhỏ" mà Sun đã tạo cho Java tutorials của họ. Trong hướng dẫn này, bạn có thể thực hiện một số điều và bạn có thể chọn đường mòn nào bạn muốn đi.

Hỗ trợ đọc ngẫu nhiên trong tài liệu trợ giúp của bạn. Nếu họ có một nhiệm vụ để làm trong ứng dụng web của bạn, sau đó họ sẽ có thể nhận được trợ giúp về điều đó mà không cần đọc một loạt các nội dung không liên quan.

Đảm bảo tài liệu của bạn có thể tìm kiếm được.

Về buổi huấn luyện thực tế:

Nếu bạn đang thực sự thực hiện các buổi tập huấn, hãy tránh xa giải thích bất cứ điều gì liên quan đến mã của bạn ở tất cả. Bạn không cần phải biết về động cơ để lái xe.

Cố gắng chia nhỏ các phiên đào tạo của bạn thành các khía cạnh rất tập trung của hệ thống. Nếu bạn chỉ có 1 buổi đào tạo có sẵn cho bạn thì chỉ cần làm một trường hợp sử dụng chuyên biệt của hệ thống của bạn + mô tả tổng thể của hệ thống. Tham khảo các phần khác nhau của tài liệu nơi họ có thể nhận trợ giúp.

Cho sự giúp đỡ cộng đồng riêng của mình:

Không có vấn đề như thế nào mở rộng tài liệu của bạn, bạn sẽ luôn có những trường hợp mà bạn không bao gồm. Đó là lý do tại sao bạn nên có sẵn một diễn đàn cho tất cả người dùng của hệ thống. Cho phép họ hỏi lẫn nhau.

Bạn có thể xem lại diễn đàn này và thêm nội dung vào tài liệu của mình nếu cần.

Bạn cũng có thể mở một wiki cho tài liệu, nhưng điều này có thể không được mong muốn nếu cơ sở người dùng của bạn không phải là rất lớn.

Answer 2

Vài ý tưởng:

Bạn có một số trường hợp đi qua được đóng hộp không? Không biết liệu nó có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn không, nhưng tôi đã xây dựng một sản phẩm khá đáng kể vài năm trước và phát triển một số mô-đun đào tạo mà họ sẽ làm việc - không có gì dài, có thể dài 15 phút cho mỗi sản phẩm.

Tôi đặt cùng một bản trình chiếu nhấn các điểm nổi bật để nói về những gì nó làm. Tôi sẽ dành khoảng 10 phút đi qua các điểm nổi bật của ứng dụng để làm quen với nó trước khi thực hiện các công cụ thực hành.

Mọi người thường không thích đọc nội dung. Bạn có thể đặt giờ và giờ vào tài liệu trợ giúp và vẫn thấy rằng mọi người chỉ đơn giản là không đọc hoặc đọc lướt qua nó. Điều đó có thể gây phiền toái. Mong rằng các câu trả lời nằm trong hướng dẫn của bạn sẽ là chủ đề của các câu hỏi mà người dùng của bạn sẽ có.

Chia nhỏ bất kỳ khóa đào tạo nào bạn thực hiện thành các phần có thể quản lý được. Tôi đã từng tập luyện tập luyện cả ngày trước đó và huấn luyện viên đã chia nó thành những đoạn ngắn và giúp tôi dễ dàng có được chủ đề đào tạo trong đầu. Bạn không muốn đổ dữ liệu lên chúng bởi vì mắt của chúng sẽ bị che đi và bạn sẽ mất chúng.

Cuối cùng, nếu ứng dụng của bạn có khả năng sử dụng cao, nó phải là một miếng bánh. Nếu không, bạn sẽ tìm ra. Bạn có thể muốn có một vài người bạn biết chạy qua đào tạo của bạn trước thời hạn và cung cấp cho bạn những lời chỉ trích mang tính xây dựng về nó. Tốt hơn để sửa chữa nó trước khi nhóm lớn được đào tạo. Bạn sẽ tự tin hơn trong sản phẩm và tài liệu đào tạo (bất kể họ là gì) và bạn sẽ có thể có trải nghiệm đào tạo tốt hơn.

Nếu có thể, hãy cung cấp trợ giúp/wiki/faq trực tuyến cho họ. Đôi khi điều đó hữu ích.

Chúc bạn may mắn!

Answer 3

Tôi cũng sẽ xem xét điều gì đó tương tự trong vài tháng tới.

Trong trường hợp của bạn, hy vọng giao diện người dùng đã trải qua thử nghiệm chấp nhận của người dùng. Bạn nói bạn làm việc trong một công ty nhỏ. Có thể có được người hiểu biết ít nhất về công nghệ ở đó để dùng thử không? Trên thực tế, hãy khiến họ thử nó mà không có bất kỳ hướng dẫn nào từ chính bạn ngoại trừ câu hỏi mà họ yêu cầu. Ghi lại các câu hỏi và đảm bảo hướng dẫn sử dụng của bạn trả lời các câu hỏi đó.

Điều chính đối với tôi là logic và nhất quán. Nếu luồng công việc của ứng dụng liên quan một cách hợp lý đến nhiệm vụ mà nó đã được thiết kế để hoàn thành và giao diện người dùng nhất quán thì bạn nên OK.

Answer 4

Tạo trang wiki để mô tả việc sử dụng hệ thống của bạn. Đưa ra chỉnh sửa quyền cho người sử dụng của hệ thống cho phép người sử dụng:

• cập nhật các tài liệu hướng dẫn để sửa chữa bất kỳ sai sót trong việc phát hành ban đầu của tài liệu,
• share bất cứ lời khuyên về cách sử dụng họ có thể đã được tìm thấy.
• chia sẻ việc sử dụng bất thường cho hệ thống mà bạn có thể chưa từng nghĩ tới.
• tính năng yêu cầu.
• cung cấp mọi cách giải quyết mà họ đã tìm thấy trong khi chờ đợi chức năng mới được triển khai.

Answer 5

Bạn thực sự đã giải quyết vấn đề này trước đây là lô trong chu kỳ phát triển hơn bạn đang làm.

Theo quan điểm của tôi, kịch bản lý tưởng cho phần mềm của công ty là nơi người dùng thiết kế ứng dụng của riêng mình và viết tài liệu của riêng họ và tôi luôn cố gắng phấn đấu cho việc này. Bạn nên xác định người dùng chính sớm và thiết kế hệ thống với họ (tôi cố gắng để người dùng của mình thực hiện các thiết kế màn hình cơ bản và bố cục menu trong Excel hoặc tương tự - sau đó tôi triển khai trang tĩnh đó và xem xét trước khi viết một dòng mã quan trọng , rõ ràng là họ sẽ không nhận được thiết kế ngay lần đầu tiên, nhưng đó là công việc của bạn để hướng dẫn chúng - và lý tưởng theo cách mà họ nghĩ rằng họ đã đưa ra quyết định thiết kế chính xác, chứ không phải bạn :-)).

Những người dùng này sau đó sẽ viết tài liệu người dùng từ thiết kế này song song với việc bạn phát triển hệ thống. Tôi có không bao giờ thấy tài liệu trợ giúp được cung cấp bởi một bộ phận CNTT/công ty phần mềm được sử dụng đáng kể trong cài đặt của công ty. Thay vào đó những gì xảy ra là người dùng sẽ tạo thư mục ghi chú và công việc riêng của họ và tham khảo điều này (trên thực tế nếu bạn đang thực hiện phân tích hệ thống để thay thế hệ thống hiện tại, tìm kiếm 'người dùng kinh thánh' cho hệ thống cũ là chiến lược chính). Bắt người dùng viết tài liệu của họ lên phía trước đơn giản khai thác những gì sẽ xảy ra dù sao - nhưng điều này sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu người dùng cảm thấy họ có quyền sở hữu hệ thống bởi vì họ đã tự thiết kế nó ngay từ đầu.

Tất nhiên, cách tiếp cận này cần có sự cam kết và thời gian từ người dùng của bạn, nhưng nói chung, việc bán hàng không khó. Nó khá nhỏ, nhưng làm việc như một người hỗ trợ để người dùng có thể phát triển hệ thống của riêng mình chứ không phải là một bên thứ ba để cung cấp cho họ một hệ thống khá nhiều đảm bảo sự chấp nhận của người dùng.

Vì bạn là nơi bạn đã quá muộn để thực hiện tất cả điều này, nhưng nếu bạn có thể xác định một vài người quan tâm, chủ chốt, người dùng và dành thời gian để viết tài liệu của họ thì đó sẽ là một điều tốt di chuyển. Nếu bạn thậm chí không thể có được điều đó thì bạn cần phải xác định một nhà truyền giáo mà bạn có thể đào tạo để trở thành chuyên gia 'bộ phận' và cung cấp cho họ 110% năng lượng của bạn để hỗ trợ họ.

Điểm mấu chốt là sự chấp nhận của người dùng dựa trên nhận thức và điều này không nhất thiết tương quan với mức độ sử dụng của hệ thống. Bạn phải tập trung vào tâm lý nhóm của điều này nhiều như thực tế của hệ thống, điều này có xu hướng phức tạp đối với các nhà phát triển vì chúng tôi dựa trên thực tế nhiều hơn hầu hết mọi người.

Answer 6

Hãy thử một vài người dùng trước tiên, một hoặc hai người trong một công ty nhỏ. Chủ yếu là xem, giúp đỡ càng ít càng tốt. Điều này cho bạn biết những gì cần phải được sửa chữa, và nó tạo ra một cơ sở người dùng có kinh nghiệm - vì vậy bạn không phải là "nút cổ chai đào tạo" nữa.

Bật yêu cầu cốt lõi/trường hợp sử dụng/thẻ câu chuyện vào HowTo/walkthroughs cho tài liệu của bạn.

Để được đào tạo công khai, hãy chuẩn bị bản trình bày dài 10,15 phút (đúng hơn, không nhiều hơn!) Bao gồm các khái niệm chính mà người dùng hoàn toàn phải hiểu. Dành thêm thời gian cho các câu hỏi về cách giải quyết các nhiệm vụ khác nhau.

Hãy suy nghĩ với tư cách là người dùng, không phải là một techie: - không ai quan tâm nếu đó là cơ sở dữ liệu SQL và bạn đã dành rất nhiều thời gian để có được cơ chế khóa đúng. Họ quan tâm đến "nó làm chậm tôi xuống" và "làm điều gì đó xấu xảy ra khi hai người làm điều đó cùng một lúc". Công việc của chúng tôi là làm cho mọi thứ phức tạp trở nên dễ dàng.

Có thể giúp đặt tài liệu trên mạng nội bộ ở dạng có thể chỉnh sửa - trang "nhận xét" hoặc wiki có thể. Và/hoặc đưa ra một "wiki lỗi" cho các thông báo lỗi và blips - nơi bạn hoặc người dùng của bạn có thể nhanh chóng thêm các gợi ý, giải pháp và lý do cho bất kỳ điều gì không xảy ra như mong đợi.

Answer 7

Thay vào đó đào tạo tất cả những người tôi đã chọn một vài siêu người (ít nhất một người từ mỗi bộ phận) và đào tạo họ để dạy cho phần còn lại của nhân viên. Đó là tất nhiên quan trọng là những người sử dụng siêu là

• cũng được kính trọng trong phòng ban của họ
• thể dạy
• như ứng dụng

Cách đơn giản để đảm bảo rằng họ thích ứng dụng này là để họ định nghĩa cách thức hoạt động :-). Vì họ nên làm việc với ứng dụng này mỗi ngày và họ là những bên liên quan chính, không có vấn đề gì quản lý nhà nước