Hình thức xây dựng cho Outlook 2007

Question

Tôi vừa được giới thiệu với khái niệm về biểu mẫu Outlook. Tôi không biết nếu điều này sẽ giải quyết vấn đề của tôi nhưng đây là những gì tôi muốn làm:

Tôi muốn có thể có nhân viên bên trong công ty điền vào một số biểu mẫu. Vì vậy, tất cả tôi phải làm là tạo ra các hình thức và PUSH nó vào Outlook của họ? Sau khi điền vào biểu mẫu, tôi có thể nắm bắt dữ liệu bằng cách nào đó không? Có ai làm điều này trước đây không? Ai đó có thể giới thiệu một hướng dẫn/ví dụ hay không?

Cập nhật: Tùy chọn Outlook-> Access có vẻ là một tùy chọn tuyệt vời, nhưng có vẻ như biểu mẫu phải được ai đó gửi qua email. Nói cách khác, nếu ai đó muốn điền vào bất kỳ hình thức nào trước tiên họ phải được gửi qua email một biểu mẫu. Nếu một người muốn điền vào một mẫu đơn thì sao? Làm thế nào anh ta sẽ làm điều đó nếu anh ta không có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu Access?

Answer 1

Dưới đây là ba tùy chọn:

1. This page là một trang nhảy thực sự tốt cho các hình thức tùy chỉnh trong Outlook. Trên thực tế, toàn bộ trang web đó là khá tốt với rất nhiều examples và các liên kết như Outlook Forms Step-by-Step Tutorial.

2. Tuy nhiên, nếu bạn cũng có Access 2007, tôi thực sự khuyên bạn nên tạo biểu mẫu email đơn giản và dễ dàng hơn có thể được gửi tới người dùng và thu thập lại tất cả thông tin. Một khi tôi phát hiện ra điều này trong Access 2007, tôi không bao giờ quay lại các biểu mẫu Outlook tùy chỉnh. Về cơ bản, bạn tạo một Access db với dữ liệu bạn muốn thu thập và sau đó trong tab "Dữ liệu ngoài" trong Access 2007, bạn bấm "Tạo E-mail" và một trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn tạo email các hình thức trong cơ thể (mà là hoặc HTML hoặc InfoPath, tùy thuộc vào một trong những bạn chọn). Bạn gửi cho người dùng của bạn (bạn có thể có một danh sách người nhận trong một bảng cũng như trong DB Access của bạn) và họ điền vào biểu mẫu (tôi đã sử dụng nó để khảo sát) và sau đó họ bấm gửi. Nó quay lại Outlook của bạn trong một thư mục đặc biệt và ngay sau khi bạn mở Outlook, nó sẽ đồng bộ hóa nó với cơ sở dữ liệu. Sau đó, bạn có thể cắt và xúc xắc tất cả thông tin cơ sở dữ liệu đó.

   Dưới đây là một số hướng dẫn tuyệt vời về điều này:

   • Demo: Collect data in Access 2007 by using e-mail
   • How to integrate Microsoft Access and Outlook 2007

3. Cuối cùng, nếu bạn chỉ muốn thu thập thông tin đơn giản lại nhiều, như "Có", "Không "," Có thể ", cách dễ nhất là tạo các nút biểu quyết. Chuyển đến Tin nhắn mới -> Tùy chọn - Nút biểu quyết. Bạn có thể tùy chỉnh điều này nếu cần bằng cách tách các lựa chọn của bạn bằng dấu chấm phẩy ;.

Trong # 2 và # 3 ở trên, đây là kịch bản để bắt đầu thu thập dữ liệu.

Có những trường hợp khác mà người nào đó không cần lời nhắc qua email để điền nội dung nào đó ngay tại đó, nhưng chỉ cần gửi biểu mẫu (như báo cáo chi phí hoặc báo cáo số dặm).# 1 trên (hình thức tùy chỉnh Outlook) nói chung là tốt hơn sự lựa chọn trong tình huống đó, nhưng:

• dạng Outlook đã thường được khó khăn hơn để triển khai và hướng dẫn mọi người đến sử dụng (có những điều như " hình thức nào "," biểu mẫu riêng tư ", v.v.)
• Các hình thức Outlook đã được, trên thực tế, được thay thế bằng các công nghệ khác. Cụ thể, InfoPath/Forms Server và Sharepoint Forms. Điều này là do không phải trong hai công nghệ đó yêu cầu người dùng thực hiện nhiều việc khác ngoài theo liên kết để điền vào biểu mẫu. Tôi đã từng biết, khoảng 10 năm trước, nhiều công ty đã cố gắng sử dụng các biểu mẫu Outlook và hầu hết trong số họ đã từ bỏ sự phát triển của họ để ủng hộ các công nghệ khác.

Điều này không có nghĩa là biểu mẫu Outlook kém trong bất kỳ cách nào. Nếu bạn không có các công nghệ khác có sẵn để phục vụ như một Máy chủ Biểu mẫu, thì đây có thể là một tùy chọn phù hợp để xem xét.

Để xem xét các cách gửi biểu mẫu bán trọng lượng nhẹ khác, bạn có thể sử dụng mẫu MS Word làm giao diện người dùng và yêu cầu họ cập nhật DB truy cập. Dưới đây là một vài điều tốt về điều này:

1. Import Data Directly from Word Forms to Access Tables
2. How do I... Transfer data from a Word form to an Access database?