Cách tốt nhất để tổ chức e-mail trong MS Outlook là gì?

10

Trong hộp inbox chính của tôi, tôi có 3 tiểu folers: Đỗ, Xong, Hoãn và 3 macro để di chuyển các thư mục đã chọn vào thư mục có liên quan. (alt-1 di chuyển thư đã chọn để thực hiện và sau đó chọn thư tiếp theo). Mỗi ngày, tôi nhanh chóng lọc hộp thư đến của mình vào ba thư mục. Tôi có thể xử lý vài trăm thư trong 20 phút hoặc lâu hơn.

Thực hiện, điều mà tôi mong đợi sẽ xử lý ngay hôm nay. Xong, một cái gì đó tôi không quan tâm/đã đọc và hiểu, tôi không mong đợi để tham khảo lại những ngày hôm nay. Trì hoãn, tôi sẽ làm điều gì đó nhưng không phải hôm nay.

Khi kết thúc xử lý, tôi mong đợi hộp thư đến của tôi trống.

Vào cuối ngày, tất cả các mục thư trong Do chuyển sang Trì hoãn (Tôi không muốn giữ mọi thứ trong số Xong qua đêm).

Vào đầu ngày, tất cả các mục trong Trì hoãn được lọc theo các quy tắc trên, tôi không muốn để mọi thứ trong Trì hoãn nhiều hơn một ngày hoặc 2. Nếu nội dung bị treo quá lâu, tôi sẽ thêm nó vào nhật ký để xử lý sau này.

Vào cuối ngày, tất cả thư trong Xong được sao chép vào thư mục lưu trữ dựa trên tháng/năm. Thực hiện chỉ là một nơi đậu xe cho những thứ được lưu trữ.

Tôi sử dụng công cụ để lập chỉ mục lưu trữ của mình, tôi thực sự sử dụng X1 nhưng máy tính để bàn google là một giải pháp thay thế tuyệt vời.

Tôi lọc ra bất kỳ sự kiện quan trọng nào tôi muốn tham khảo lại trong ghi chú xem.

Tôi lọc ra bất kỳ tác vụ nào tôi muốn tính lại thành tiêu điểm omni (http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/) GTD tốt nhất mà tôi đã tìm thấy.

Tôi KHÔNG BAO GIỜ sử dụng hộp thư đến của mình làm danh sách việc cần làm hoặc cơ chế ghi lại các sự kiện tinh tế mà tôi muốn gọi lại sau. Tôi biết rất nhiều người làm nhưng IMHO của nó chỉ là một cách xấu để được.

(đăng chéo cho LJ).

EDIT.

Oh mỗi bài đăng ở trên, tôi cũng lọc mọi thư không được đăng trực tiếp lên tôi, bằng danh sách gửi thư mà thư được gửi đến. Tôi đưa ra nhiều sự chú ý khác nhau cho mỗi danh sách gửi thư. Tôi làm theo các cơ chế trên cho mỗi danh sách gửi thư nhưng một số tôi nhìn vào và một số tôi xử lý một cách chi tiết.

ReEDIT

Trong nhận xét Tôi đã được yêu cầu cung cấp nguồn cho các macro mà tôi đã đề cập ở trên. Tôi KHÔNG đề nghị đây được xem là một ví dụ về VBA tốt, tôi khá chắc chắn rằng nó được lấy từ interweb và thích nghi với mục đích của tôi. Nó đã làm việc đáng tin cậy trong nhiều năm.

Sub MoveToDone() 
    On Error Resume Next 

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder 
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem 

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI") 
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done") 

    'Assume this is a mail folder 

    If objFolder Is Nothing Then 
     MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER" 
    End If 

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then 
     'Require that this procedure be called only when a message is selected 
     MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED" 
     Exit Sub 
    End If 

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection 
     If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then 
      If objItem.Class = olMail Then 
       objItem.Move objFolder 
      End If 
     End If 
    Next 


    Set objItem = Nothing 
    Set objFolder = Nothing 
    Set objInbox = Nothing 
    Set objNS = Nothing 

End Sub

Cách tốt nhất để tổ chức e-mail trong MS Outlook là gì?

Trả lời

Các vấn đề liên quan